Tijdens mijn dagelijkse 15 minuten opruimen, besloot ik om mijn mails eens te verwijderen. Ik ben van mezelf nogal chaotisch en een mailbox vol mails, nieuwsbrieven en spam helpt daar niet echt bij. Hierdoor heb ik geen overzicht over mijn e-mails en vergeet ik dus regelmatig mailtjes te beantwoorden of er iets anders mee te doen, zoals even met mijn vriend overleggen of de afspraak uit de mail door kan gaan. Zo stapelen de mails zich op en blijven er ook dingen liggen. Tijd om hier iets aan te doen!
Inbox Zero
Op mijn computer gebruik ik Outlook 2016 waar mijn e-mail op binnenkomt. Ik gebruik 2 e-mailadressen, die van mijn blog en mijn privé-mailadres.
Om overzicht te krijgen wil ik de de Inbox Zero methode toepassen. Inbox Zero is een methode waarbij je je mailbox zo leeg mogelijk houdt, waardoor je overzicht houdt. Het is bedacht door Merlin Mann en gebaseerd op Getting Things Done van David Allen. (Dat boek wil ik nog heel graag lezen!). Volgens Merlin Mann wordt e-mail vaak gebruikt als een soort gigantische to-do lijst. In deze to-do lijst staat vervolgens alles door elkaar en is niet duidelijk, wat nu prioriteit heeft en wat niet.
Tegenwoordig versturen we heel veel e-mails en met alle mailtjes moet je iets doen. Er staan bijvoorbeeld afspraken in, taken die je nog moet doen, bijlagen die je moet lezen en/of opslaan en een hoop spam en reclame die weg moeten. Afspraken, taken en bijlagen horen niet tussen je mailtjes, maar in je agenda of op een to-do lijst en De bijlagen die je wil bewaren, sla je op op je computer (of in the cloud) in de juiste map.
E-mails verwerken
Maar meestal doen we dat niet, het blijft bij het lezen van e-mail en vervolgens doen we er nik mee, vergeten we het en je mailbox wordt een chaos. En deze chaos, zorgt weer voor onrust in je hoofd.
De bedoeling is dus dat je al je e-mails gelijk verwerkt, door bijvoorbeeld de afspraak in je agenda te zetten of je rekening te betalen. Vervolgens verwijder je de mails.
Voor mailtjes waarmee je niet gelijk iets kunt doen, bijvoorbeeld een mail met een afspraak, waarvoor je eerst nog moet overleggen met iemand anders, kun je een aparte map maken, die je op een (vast) moment in de week of op de dag verwerkt. In dit artikel, die ik tegen kwam gebruiken ze zelfs 4 mappen.
Bij de Inbox zero methode verwerk je je mails, gelijk wanneer je ze bekijkt.
Hoe ben ik hiermee aan de slag gegaan?
In Outlook, stonden zo’n 300 mailtjes. Ik heb alle mails weggedaan, waar ik niks meer mee hoefde te doen. Denk hierbij aan mailtjes van webshops met bestellingen die ik allang had gedaan. Oude mailtjes van school. Daarna heb ik me afgemeld van nieuwsbrieven waarin ik niet meer geïnteresseerd was en heb ik alle nieuwsbrieven waar ik niks meer mee kon verwijderd. Vervolgens heb ik van allerlei mails de belangrijke bijlagen opgeslagen, zoals facturen, verslagen enz. Toen ik daar mee klaar was, heb ik de afspraken die in mijn mail stonden, in Google Calendar gezet en van de dingen die ik nog moest doen heb ik Reminders gemaakt in Google Calendar. Als laatste heb ik de mails beantwoord, die ik nog moest beantwoorden, heb ik een paar betalingen ingepland in Mijn ING zodat deze later, maar op tijd betaald worden.
Hoe jij een lege mailbox krijgt.
- Verwijder alle oude mailtjes, waar je niks meer mee hoef te doen.
- Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet meer wil ontvangen en verwijder nieuwsbrieven, waar niks relevants in staat.
- Sla relevante bijlagen op zoals facturen, bepaalde verslagen en verwijder deze mails.
- Zet afspraken die je via mail hebt gemaakt in je agenda en doe hetzelfde met je to-do’s. Deze zet je op je to-do lijst. Vervolgens verwijder je deze e-mails.
- Archiveer belangrijke mailtjes, die je toch wil bewaren.
- Beantwoord mailtjes die je nog moet beantwoorden en verwijder of archiveer deze
- Mails die je nu niet kunt verwerken, zet je in een aparte map die je op een vast moment in de week of dag verwerkt.
Je kunt natuurlijk ook al je e-mailberichten archiveren, voor mij was dit niet nodig, dus heb ik de mails verwijderd.
Uiteindelijk ben ik van 300 mailtjes naar 4 mailtjes gegaan. Met deze mails moet ik nog iets doen, dus ik verwijder deze, als ik deze heb verwerkt.
Een lege mailbox en dan?
Als je mailbox leeg is, Hou je deze zo leeg mogelijk (geldt ook voor mij!), door gelijk deze mails te verwerken. Wanneer je dit niet gelijk kunt verwerken omdat je eerst nog informatie nodig hebt of omdat het wat meer tijd kost om de mail te beantwoorden, plaats je deze in een “actie” map.
Hoe hou jij overzicht over je e-mails?
Hi Rosita,
Handig artikel. Aan het einde van het jaar, ga ik altijd mijn mailbox na. Het geeft wel altijd een lekker gevoel, als je dit meteen doet. Dus laten we dat maar doen hé. Met jouw tips gaat dat wel goed komen.
Dankjewel! Goed bezig! Leuk om te horen. Ik vind het ook altijd wel fijn als er overzicht is.
Ik werk mn mail een keer per week door. Want er kunnen ook rekeningnen tussen staan en dan heb je vaak een periode om te betalen of om het bedrag op je rekening te hebben. Ook vul ik dan gelijk mijn reiskosten in een declaratie in en mijn nieuwe werk rooster voor de volgende week in mijn privé agenda.
Daarnaast heb ik een aantal regels. Zodat alle mail van bijvoorbeeld NS in één map binnenkomt. Zo heb ik ook een map voor alles wat met ons huisje te maken heeft en een map aankondiging incasso’s. En nog wel een paar. Ik zie dan gewoon een 1 bij de map staan zodat ik weet dat ik het dien te lezen.
Goed bezig! Fijn dat je daar een vaste werkwijze voor hebt. Ik plan vaak mijn rekeningen in, zodat ze op een bepaalde datum betaald worden. Bijlagen sla ik op.