Al jaren lang gebruik ik Google Calendar om te plannen. De ene keer gaat het goed, de andere keer wat minder. Ik heb nu een manier gevonden die mij nog meer overzicht geeft over mijn dagen: calendar blocking.
Calendar blocking
Of te wel alles wat je doet op een dag in je agenda inplannen en hiervoor blokken tijd inplannen. Zorg er voor dat je tussen je activiteiten ook witruimte laat, zodat je kunt schuiven met je activiteiten, wanneer je dag toch anders loopt. Dit is ook handig mocht je afspraak uitlopen. Calendar blocking werkt het makkelijkste met een digitale agenda omdat je dan makkelijk wijzigingen kunt aanbrengen in je planning. Het kan echter ook met een papieren agenda. Dan kun je Post-it’s gebruiken om je activiteiten op te schrijven en eventueel te verschuiven.
Hoe ik het tot nu toe calendar blocking heb toegepast
Ik ben nog niet zover dat ik alles in plan, sterker nog het gaat nu heel slecht met plannen. Ik kom namelijk nergens aan toe. Dat komt omdat mijn zoon net begonnen is op de middelbare school. Het is allemaal heel spannend en leuk, maar ook heel erg wennen. Maar deze blog is wel een mooie motivatie om het weer op te pakken.
Het beste is om er even voor te gaan zitten en een weekplanning te maken, dit helpt je om vooruit te denken. Ik vind dat nog erg moeilijk en doe het nu per dag.
Dit is hoe ik het heb gedaan (zie de afbeelding hierboven):
- Als er afspraken op die dag staan ingepland, plan ik daarbij de eventuele reistijd in. Dit zet ik ook in mijn agenda. Als je een reisplanner gebruikt zoals die van NS of 9292, dan kun je het ook via die app of website in je agenda zetten met een linkje naar je reisadvies. Handig!
- Ik schrijf op wat ik die dag (of week) allemaal wil doen, ook deze activiteiten en taken plan ik in. Als het even kan, doe ik alles wat ik op de computer moet doen achter elkaar en de dingen die ik buiten de deur moet doen ook achter elkaar. Voor mij blijft het wel de uitdaging om niet te veel in te plannen. Bij al mijn activiteiten zet ik een begin en eindtijd. Als het uitloopt kan ik altijd nog wat verschuiven. Daarnaast heb ik van verschillende afspraken en activiteiten een herhalende afspraak gemaakt, zo hoef ik het niet steeds opnieuw in mijn agenda te zetten. Dit is handig bij bijvoorbeeld je ochtendroutine.
- Als alles is ingepland is het de kunst om je eraan te houden. Dit is voor mij het moeilijkste omdat ik niet altijd genoeg energie heb om me aan mijn planning te houden. Dit vind ik ook heel lastig om van te voren in te schatten. Dit is ook de reden waarom ik het moeilijk vind om een weekplanning te maken.
Waarom ik het handig vindt
Misschien denk je wel, wat een werk om al je activiteiten, afspraken en taken in te plannen. Je kunt zelfs inplannen wanneer je gaat koken, eten en slapen omdat dat vaak een vaste routine is van je dag. Voor mij werken routines overigens heel goed en nu probeer ik ze in te plannen. Voor mij geeft dit het overzicht over mijn dag, die ik van nature niet heb. Ik merk ook echt dat ik op een dag dat ik dit toepas echt dingen gedaan krijg. Het is alleen nog moeilijk om rekening te houden met mijn energie. Maar het belangrijkste: door alles in te plannen, heb ik meer rust in mijn hoofd en minder stress.
