Opnieuw beginnen met de mailbox

Ik schreef een aantal jaar geleden een blog over inbox zero. Dat ging er over hoe je je mailbox zo leeg mogelijk en overzichtelijk kunt houden. Voor mij erg belangrijk omdat ik maar moeilijk overzicht kan houden. Dat ging korte tijd goed en daarna werd het weer een grote bende werd. Ik kon het niet meer overzien, vergat mensen terug te mailen, andere mails kon ik moeilijk terugvinden. Soms gaat het goed, maar vaak moet mensen ook mijn excuses aanbieden omdat ik veel te laat reageerde of helemaal niet meer reageerde.

Het kon zo niet langer met mijn mailbox

Ik heb 3 verschillende e-mailadressen:

• Mijn privé e-mailadres: Hier kome alle privémailtjes op binnen. Ik gebruik het voor allerlei zaken, online bestellingen etc., maar ook veiligheidsmeldingen over mijn blog. Dit mailadres gebruik ik het meest.
• Mijn blog e-mailadres rosita@rulesbyrosita.nl: Hierop mailen mensen me voor samenwerkingen en blog-gerelateerde zaken.
• Gmail-adres: Deze gebruik ik eigenlijk niet. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor de diensten van Google die ik gebruik, Zoals onder andere Google Calendar en Google Analytics en de daar aan gerelateerde mail.

Outlook

Ik moest echt orde op zaken stellen. Ik heb alle mails verwijderd die weg konden. Vervolgens vroeg ik in de Facebookgroep van CP Nederland om tips. Aangezien de oorzaak is dat ik geen overzicht heb, komt door CP. Daar heb ik handige tips gehad. Ik heb nu in mijn inboxen mapjes gemaakt voor verschillende categorieën. Daar stop ik de mailtjes in, die ik heb afgehandeld of gelezen, waar ik niks meer mee hoef, maar wel nog wil bewaren. de rest kan weg.

Waar ik eerst Outlook (die van Microsoft 365, aangezien ik een abonnement heb) gebruikte op mijn laptop voor mijn privé e-mailadres en mijn blog e-mailadres en Gmail gewoon in de browser opende, heb ik nu alles in Outlook gezet.

Op mijn mobiel gebruikte ik de Samsung e-mail app voor mijn privé mail en de Gmail app voor mijn blog e-mailadres en Gmail zelf. Nu heb ik op mijn mobiel de Outlook app en daar alle drie de mailadressen ingesteld. De andere 2 apps heb verwijderd of uitgeschakeld. Verder heb ik alle notificaties uitgezet.

Wat werkte niet met inbox zero?

Op zich werkt het idee van Inbox Zero prima. Alleen is het voor mij niet handig dat allerlei mailtjes in verschillende mapjes terechtkomen. Ik zie het niet, dus dan vergeet ik het gewoon. Ook een “actiemap” helpt niet. Ik moet het gewoon direct voor me zien. Daarom blijven de mailtjes waar ik nog iets mee moet in het Postvak In staan, bij al mijn mailadressen is dat het zelfde. De mailtjes waar ik niks meer mee hoef, die gaan in de

Weer een zo goed als lege mailbox

Ik ben zo blij dat ik nu een lege postvak in van mijn blog mailadres en mijn Gmail, alleen in mijn privé mail staat nog een mailtje, waar ik nog wat mee moet. Toch zijn er nog een aantal dingen waar ik mee zit en verder wil verbeteren:

• Zo weet ik niet of het handig is om gelijk de mail te beantwoorden, wanneer ik het zie. Of is een vast tijdstip om mail te checken en te beantwoorden.
• Is het beter om verschillende mapjes in het Postvak In te maken? Of in het archief? Ik vind overigens wel wat ik veel mapjes heb gemaakt in mijn privémail. Dat zijn er nu 9. Bij mijn blog e-mail zijn dat er 2 en in Gmail plaats ik de mailtjes die ik wil bewaren in het mapje Privé.
• Hoe nu verder? Hoe houd ik het georganiseerd?

Heb jij nog tips? Hoe houd jij je mail georganiseerd?

Afbeelding van cattu via Pixabay